Correos electrónicos relacionados con la razón social de la empresa deben conservarse 10 años

lawnewsletter

 

El pasado 28 de septiembre la Superintendencia de Sociedades, mediante oficio 220-187987, señaló que los correos electrónicos de una compañía, relacionados con el desarrollo de su objeto social así como con aspectos administrativos, constituyen parte de la documentación que el comerciante debe conservar por el período al que alude la Ley 962 de 2005, es decir, 10 años.

En efecto, la Ley 527 de 1999, en concordancia con la disposición mencionada, establece que la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada a través de correo electrónico constituye un mensaje de datos cuya validez vinculante es la misma que la de un documento que conste por escrito.

Por otra parte, de acuerdo con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, la conservación de los mensajes de datos se dará por satisfecha, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:

• Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta;

• Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida; y

• Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

No obstante, no estará sujeta a la obligación de conservación la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

El incumplimiento de las normas referentes a la conservación de correspondencia de la sociedad podría dar lugar a la imposición de multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales por parte de la Superintendencia de Sociedades, sin perjuicio de las demás medidas a que haya lugar.
Si necesita información adicional, por favor no dude en contactarnos. Teléfono: 4847000 y Fax: 4847474.

 

Histórico de Law Newsletter